Skypetaal (NL)

Steeds vaker krijgen we te maken met virtuele teams, waarin je intensief samenwerkt zonder elkaar daadwerkelijk te ontmoeten. Naast telefoon en e-mail, zijn Skype (al dan niet met videofunctie), PowerPointpresentaties op afstand en samenwerkingssites (zoals bijvoorbeeld Sharepoint) voor de internationale professionals een tweede natuur aan het worden. Hieronder lees je eerst een en ander over het gebruik van deze nieuwe tool, waarna een tabel je de juiste termen voor andere veelgebruikte talen verschaft.

Die juiste terminologie kan soms heel handig zijn in contact met anderstaligen. Want ga maar eens na hoeveel zinnen je anders nodig hebt, om iemand uit te leggen dat je een geluidsprobleem met je headset hebt, of dat je je scherm graag wilt delen. Een goede internationale Skype-vergadering organiseren is overigens niet moeilijker dan een gewone vergadering voorbereiden, maar wel anders door de eigen techniek en het interculturele aspect.

Eerst: wat kan Skype?

Skype biedt de mogelijkheid om met maximaal vijfentwintig deelnemers gratis telefonisch te vergaderen. Tegen betaling kunnen ook mobiele telefoons of landlijnen deelnemen. Verder kan er ook per video vergaderd worden (zogenaamd ‘groepsvideobellen’), mits één gespreksdeelnemer tenminste een specifiek abonnement heeft. Wereldwijd zijn er momenteel zo’n zeshonderd miljoen Skypegebruikers. Dus voor je het weet moet je opeens mensen kunnen uitnodigen op een voor hen begrijpelijke manier.

Waarom dan nog chatten?

Wie in een normale vergadering notuleert zal soms een vraag stellen door een subtiel signaal, of door een hand omhoog te steken, maar bij Skypen werkt zoiets slecht. Vandaar de zogenaamde ‘Verstuur chatbericht’ functie, waar je eenvoudig je vraag in kunt typen. Let wel, zodra je de Return-toets indrukt, wordt je tekst direct geplaatst, en is dan dus zichtbaar voor alle deelnemers. Vooral als iemand geen (werkende) microfoon heeft (iets dat ik vaker meemaak dan me lief is) biedt de chatfunctie vaak redding. In die zin dat de voorzitter dan een bijdrage kan voorlezen namens de ‘stomme’ vergaderaar. Chatberichten hebben trouwens geen nadelige invloed op de kwaliteit van je audioverbinding. En wist je dat je gedurende een vergadering, ook alleen met door jou geselecteerde deelnemers kunt chatten? Zo kun je onderling informatie delen, zonder dat de andere partij daar iets van ziet.

Geluidsopname in plaats van verslag

Skype heeft daarnaast een vrij actieve cirkel van derde partijen. Bedrijven die allerlei te integreren programmatuur aanbieden, bijvoorbeeld het prima programma Pamela om Skype-vergaderingen op te nemen. Hiermee kun je vrij eenvoudig opnames als mp3 bestand aan alle betrokkenen aanbieden.

Praktijktips

  • Maak vooraf een lijstje van specifieke uitdrukkingen in de werktaal.
  • Houdt rekening met tijdzones of zomertijd (zie: www.dateandtime.com).
  • Een aparte moderator naast de voorzitter werkt beter zodra het aantal gespreksdeelnemers toeneemt.
  • Noteer altijd enkele korte maar essentiële Skype-techniektips bovenaan de agenda.
  • Kopieer vanaf het begin de agenda in de tekstchat-balk van Skype.
  • Bij gebrek aan oogcontact is het verstandig als iedereen zich steeds kort voorstelt.
  • Hoewel er bij virtueel vergaderen gemiddeld minder afmeldingen zijn, schijnen veel mensen een Skype-vergadering ook makkelijker te vergeten.
  • Onderzoek van het gerenommeerde INSEAD toonde aan dat de videofunctie
  • met name mannen schijnt af te leidde tijdens vergaderingen.